Payroll คืออะไร? เหมาะกับองค์กรแบบไหน อยากทำ Payroll ในองค์กรมีขั้นตอนอย่างไรบ้าง?

ปัญหาชวนปวดหัวของผู้ประกอบการรุ่นใหม่ หรือเจ้าของธุรกิจที่กิจการเริ่มเข้าที่ มีพนักงานเยอะขึ้น และต้องบริหารจัดการระบบ HR หลังบ้านให้มีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะการจ่ายเงินเดือนพนักงานซึ่งมีรายละเอียดยิบย่อยค่อนข้างมาก ทั้งการคำนวณเวลาทำงาน รายได้ รายหักต่าง ๆ ยิ่งมีพนักงานเพิ่มขึ้น ความวุ่นวายยิ่งเพิ่มขึ้นตามไปด้วย การทำ Payroll จึงเป็นทางออกของปัญหานี้

Payroll คืออะไร

Payroll คือระบบจัดการเงินเดือนของลูกจ้างหรือพนักงาน ซึ่งสามารถคำนวณได้อย่างละเอียดทั้งรายรับและรายหักต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นโบนัส ค่าล่วงเวลาหรือ OT การหักภาษีและประกันสังคม เป็นต้น การทำ Payroll เงินเดือนจะเป็นการรวมศูนย์ของข้อมูล ทำให้สามารถดูข้อมูลย้อนหลังและปรับรูปแบบการจ่ายเงินได้สะดวก โดยการจ่ายเงินจะมีธนาคารที่ดูแลระบบ Payroll เป็นผู้รับผิดชอบในการส่งเงินเข้าบัญชีพนักงาน จึงมั่นใจได้เรื่องความตรงต่อเวลาและความถูกต้อง

ระบบ Payroll เข้ามาแก้ปัญหาการทำจ่ายเงินเดือนพนักงาน ลดกระบวนการที่ซับซ้อนจากระบบ HR ทั้งการขาด ลา มาสาย การหัก ณ ที่จ่าย รายรับที่แตกต่างกันของพนักงานแต่ละคน การจัดการเอกสาต่าง ๆ และด้วยการจัดการอย่างเป็นระบบของ Payroll นอกจากจะลดความยุ่งยากแล้ว ยังทำให้บริษัทมีความน่าเชื่อถือจากระบบงานที่เป็นมืออาชีพด้วย

ส่วนประกอบของ Payroll/ ระบบ Payroll ทำงานอย่างไร

ระบบ Payroll เงินเดือน มีหลักการทำงาน 2 ส่วนสำคัญคือ การบันทึกเวลาทำงาน และการคำนวณรายได้สุทธิของพนักงาน ซึ่งอธิบายได้ดังนี้

การบันทึกเวลาทำงาน เป็นการเก็บข้อมูลการเข้าทำงานของพนักงาน ตั้งแต่เวลาเริ่มงาน เวลาเลิกงาน การทำงานล่วงเวลา การลาหยุดงาน เป็นต้น ซึ่งเป็นข้อมูลที่ฝ่าย HR เก็บรวบรวมไว้ด้วยวิธีการต่าง ๆ เช่นการตอกบัตร หรือสแกนลายนิ้วมือ ข้อมูลชุดนี้จะถูกนำเข้าโปรแกรม Payroll เงินเดือนและนำไปคำนวณเป็นรายได้ของพนักงานต่อไป

การคำนวณรายได้สุทธิของพนักงาน โดยคำนวณจากรายได้ในรอบการจ่ายแต่ละงวด เช่น เงินเดือน โอที คอมมิชชัน การเดินทาง ฯลฯ แล้วนำรายหักของพนักงานมาหักออกจากรายได้ เช่น การหักภาษี ประกันสังคม การหักเงินมาสาย และค่าปรับอื่น ๆ

Payroll ต่างจาก Salary อย่างไร/ ความแตกต่างระหว่าง Payroll และ Salary

หลายคนอาจเข้าใจว่า Payroll คือค่าแรงหรือเงินเดือนของพนักงาน เช่นเดียวกับ Salary ที่แปลว่าเงินเดือน แต่ที่จริงแล้วทั้ง 2 คำมีความหมายต่างกัน โดย Payroll คือระบบจ่ายเงินเดือน หรือบัญชีเงินเดือน ที่คำนวณสุทธิในแต่ละเดือน และทำจ่ายผ่านระบบของธนาคารโดยอัตโนมัติ ส่วน Salary คืออัตราค่าแรง หรือเงินเดือนตามที่ตกลงกัน ซึ่งเป็นตัวเลขตายตัวที่ยังไม่ผ่านรายหักในแต่ละเดือน โดยนายจ้างอาจจ่ายเป็นเงินสด หรือโอนเข้าบัญชีลูกจ้างด้วยตัวเอง

ข้อดีของ Payroll/ ทำไมต้องใช้ระบบ Payroll

การใช้ระบบ Payroll เงินเดือนเหมาะสำหรับผู้ประกอบการด้วยหลายเหตุผล ดังนี้

• เพิ่ม Productivity ให้กับฝ่าย HR เพราะช่วยให้การทำจ่ายเงินเดือนไม่ยุ่งยาก ลดเวลาการทำงาน และช่วยให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น จึงทำให้ฝ่าย HR มีเวลาไปพัฒนางานส่วนอื่นต่อไป
• สามารถจัดการข้อมูลอย่างถูกต้อง เพราะการใช้โปรแกรม Payroll ที่เชื่อถือได้ จะลดข้อผิดพลาดจากการทำงาน (Human Errors)
• ช่วยให้การจัดการข้อมูลเป็นระบบ เพราะเป็นการรวมศูนย์ข้อมูลไว้ที่เดียว ด้วยรูปแบบที่เป็นระเบียบ จึงสามารถเรียกดูข้อมูลย้อนหลังได้ไว และไม่มีปัญหาหากมีการเปลี่ยนตัวพนักงานที่รับผิดชอบการจ่ายค่าตอบแทน
• เลือกจ่ายได้หลายรูปแบบ ตอบโจทย์ทั้งการจ่ายรายเดือน การแบ่งงวด หรือการจ่ายแบบรายวัน รายสัปดาห์
• สร้างความเชื่อมั่นให้กับพนักงาน เพราะมีระบบที่ทำจ่ายได้ถูกต้อง แม่นยำ หมดห่วงเรื่องการจ่ายเงินล่าข้า และ Payroll slip ยังสามารถใช้เป็นหลักฐานในการขอสินเชื่อของพนักงานด้วย
• ได้สิทธิประโยชน์จากธนาคารที่เปิดบัญชี Payroll

ความสำคัญของ Payroll

ระบบ Payroll มีความสำคัญอย่างมากต่อธุรกิจ โดยเฉพาะบริษัทที่กำลังขยายตัว เพราะ Payroll จะช่วยให้ลดภาระงานในการทำจ่ายค่าตอบแทนพนักงาน ทำให้ผู้ประกอบการหันไปโฟกัสกับธุรกิจได้มากขึ้น และยังมั่นใจได้ในความถูกต้องของระบบ เพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับบริษัท สร้างความมั่นใจให้กับพนักงาน การใช้ Payroll เงินเดือนจึงเป็นหนึ่งในโซลูชันของการทำธุรกิจที่ผู้ประกอบการไม่ควรมองข้าม

องค์กรไหนบ้างที่ควรมี Payroll

ระบบ Payroll สามารถนำไปใช้ได้กับองค์กรทุกขนาด เพราะมีหลายแพ็คเกจให้เลือกใช้ตามความเหมาะสม ราคาแพ็คเกจไม่แพงเมื่อเทียบกับความสะดวกสบายในการทำธุรกรรมที่ได้รับจากแพ็คเกจ ยกตัวอย่าง แพ็คเกจ SME Super SMART จากธนาคารกรุงไทย เหมาจ่ายเริ่มต้น 1,199 บาท/ปี เท่านั้น

สิ่งที่ผู้ประกอบการจะได้รับเมื่อใช้ Payroll ผ่าน Krungthai BUSINESS กับธนาคารกรุงไทย ก็คือ การทำธุรกรรมที่สะดวก ง่ายดาย สามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากหลายอุปกรณ์แบบ Real-Time จะโอน รับ จ่าย หรือโอนเงินไปต่างประเทศก็ครอบคลุม 19 สกุลเงินสำคัญทั่วโลก พร้อมแจ้งเตือนทุกการเคลื่อนไหวสำคัญในการทำธุกรรมออนไลน์กับต่างประเทศ ขอออกหนังสือค้ำประกันได้ทั้งแบบกระดาษ (LG) และอิเล็กทรอนิกส์ (e-LG) และจัดการบัญชีสินเชื่อได้ง่าย ที่สำคัญเมื่อเลือกจ่ายเงินเดือนพนักงานผ่านระบบ Payroll ของธนาคารกรุงไทย แถมฟรี ประกันคุ้มครองชีวิตจากอุบัติเหตุ

โฟกัสกับการทำธุรกิจ และปล่อยให้ระบบ Payroll แบ่งเบาภาระงานที่ยุ่งยาก คือวิถีของการ Work Smart ในผู้ประกอบการยุคใหม่ เพราะทุกวันนี้มีตัวช่วยในการทำธุรกิจมากมายที่จะติดปีกให้องค์กรมีประสิทธิภาพ และสร้างผลงานได้อย่างก้าวกระโดด หากสนใจการใช้ระบบ Payroll ในองค์กร คลิก