วิธีทำบัญชีรายรับรายจ่ายด้วยตัวเอง เริ่มต้นง่าย ใช้งานได้จริง

ในยุคที่ค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว การจัดการการเงินให้มีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งสำคัญ การทำบัญชีรายรับรายจ่ายเป็นวิธีที่ช่วยให้เรามองเห็นภาพรวมของการใช้เงิน และยังช่วยให้เราสามารถควบคุมการใช้จ่าย ลดความเสี่ยงในการเกิดหนี้สิน และเพิ่มโอกาสในการออมเงินเพื่อเป้าหมายในอนาคต หากคุณกำลังมองหาวิธีเริ่มต้นทำบันทึกรายรับรายจ่ายตัวเอง บทความนี้จะแนะนำขั้นตอนง่าย ๆ ที่คุณสามารถทำตามได้ทันที ซึ่งไม่เพียงแค่ช่วยให้คุณบันทึกรายรับรายจ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่ยังสามารถนำไปใช้งานได้จริงในชีวิตประจำวัน

บัญชีรายรับรายจ่าย คืออะไร

บัญชีรายรับรายจ่าย คือ การจดบันทึกข้อมูลทางการเงินที่แสดงถึงการเคลื่อนไหวของ รายรับ (เงินที่ได้รับเข้ามา) และรายจ่าย (เงินที่ใช้จ่ายออกไป) การทำบัญชีรายรับรายจ่ายช่วยให้เรามองเห็นภาพรวมการเงินส่วนบุคคลหรือธุรกิจได้อย่างชัดเจน ว่ามีรายได้เท่าไหร่ ใช้จ่ายไปเท่าไหร่ และเหลือเงินออมเท่าไหร่ ซึ่งเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยในการจัดการการเงิน วางแผนการใช้จ่าย และป้องกันการเกิดหนี้สิน

ทำไมต้องทำบัญชีรายรับรายจ่าย

การที่เราไม่รู้ถึงสาเหตุการเข้าออกของเงิน อาจทำให้เกิดปัญหาต่าง ๆ มากมาย ดังนั้นการทำตารางบัญชีรายรับรายจ่าย รวมถึงบันทึกรายรับรายจ่ายอยู่เสมอ จะช่วยให้คุณได้เห็นถึงรายรับ รายจ่าย และนำไปสู่การบริหารการเงินได้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นการทำบัญชีรายรับรายจ่าย อาจดูเป็นเรื่องยุ่งยากสำหรับใครหลายคน ยิ่งถ้าเราเป็นเจ้าของธุรกิจ

ประโยชน์การทำบัญชีบัญชีรายรับรายจ่ายมีอะไรบ้าง

ไม่ว่าร้านค้าของคุณจะเป็นแบบมีหน้าร้าน หรือเป็นร้านค้าออนไลน์ การทำบัญชีรายรับรายจ่ายอย่างเป็นระบบช่วยให้เราสามารถมองเห็นภาพรวมของสถานะทางการเงินได้อย่างชัดเจน นอกจากนี้ยังช่วยในการวางแผนธุรกิจ ควบคุมค่าใช้จ่าย และเป็นการสร้างผลกำไรให้ดียิ่งขึ้นได้อีกด้วย และนี่คือประโยชน์ของการทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าที่คุณไม่ควรมองข้าม

1. ช่วยตรวจสอบสถานะทางการเงิน

   การทำบัญชีรายรับรายจ่าย ช่วยให้เราสามารถทราบถึงสถานะทางการเงินของกิจการว่าตอนนี้ผลการดำเนินการ รายได้ ค่าใช้จ่าย และกำไรสุทธิ เป็นอย่างไร การบันทึกรายรับรายจ่ายอย่างถูกต้องและเป็นระบบ จะช่วยให้สามารถวางแผนทางการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ

2. ช่วยวางแผนธุรกิจให้ดียิ่งขึ้น

   การทำบัญชีรายรับรายจ่าย จะช่วยให้เจ้าของร้านสามารถนำข้อมูลไปวางแผนกิจการเพิ่มเติมได้ว่าจะดำเนินธุรกิจต่อไปในทิศทางใด มีค่าใช้จ่ายในส่วนใดบ้างที่เกินความจำเป็น และสามารถลดหรือตัดค่าใช้จ่ายเหล่านั้นได้หรือไม่ รวมถึงการวางแผนการเงินเพื่อรองรับการเติบโตของธุรกิจในอนาคต

3. ช่วยในเรื่องการเตรียมพร้อมสำหรับยื่นภาษี

   เพื่อให้เราสามารถวางแผนภาษีได้อย่างถูกต้อง การทำบัญชีรายรับรายจ่าย จะช่วยลดปัญหาการคำนวณภาษีผิดพลาดและสามารถบริหารจัดการเรื่องภาษีได้อย่างเหมาะสม

4. ช่วยในการขอสินเชื่อหรือเงินทุน

   หากเจ้าของร้านต้องการขอสินเชื่อหรือเงินทุนเพิ่มเติมจากธนาคารหรือสถาบันการเงิน บัญชีรายรับรายจ่าย สามารถใช้เป็นหลักฐานประกอบการพิจารณายื่นขอกู้เงินได้ เพิ่มโอกาสในการอนุมัติสินเชื่อ

5. ป้องกันการทุจริตและการขาดทุน

   บัญชีรายรับรายจ่าย ช่วยลดความเสี่ยงในการเกิดการทุจริตภายในร้านค้า ทำให้เจ้าของร้านสามารถตรวจสอบรายการทางการเงินได้อย่างละเอียด เช่น รายการขาย รายการซื้อ หรือค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ช่วยป้องกันการขาดทุนที่อาจเกิดจากการทุจริตหรือการจัดการที่ไม่โปร่งใส และนี่คือประโยชน์ของบัญชีรายรับรายจ่าย ที่ไม่เพียงแค่ช่วยให้เราได้เห็นถึงผลการดำเนินงานแต่ยังช่วยในการวางแผนธุรกิจระยะยาว ลดความเสี่ยงจากการทุจริต และเตรียมความพร้อมในการยื่นภาษีและขอสินเชื่อ หากร้านค้าของคุณยังไม่มีการทำบัญชีอย่างเป็นระบบ แนะนำให้เริ่มต้นทำบัญชีตั้งแต่วันนี้

อาชีพไหนต้องทำบัญชีรายรับรายจ่าย

การทำบัญชีรายรับรายจ่าย ไม่ใช่แค่เฉพาะเจ้าของธุรกิจเพียงเท่านั้น แต่ยังมีความสำคัญสำหรับอาชีพหลากหลายประเภท ไม่ว่าจะเป็นผู้ประกอบการรายย่อย ฟรีแลนซ์ หรือพนักงานอาชีพต่าง ๆ การบันทึกรายรับรายจ่ายช่วยให้เราเข้าใจภาพรวมทางการเงินของตัวเองได้อย่างชัดเจน มีการวางแผนการใช้เงิน และป้องกันปัญหาการเงินที่อาจเกิดขึ้น มาดูกันว่าอาชีพประเภทใดบ้างที่จำเป็นต้องทำบัญชีรายรับรายจ่ายเพื่อการจัดการการเงินที่ดียิ่งขึ้น

1. เจ้าของธุรกิจส่วนตัว

   เจ้าของธุรกิจไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ การทำบัญชีรายรับรายจ่าย ถือเป็นสิ่งที่จำเป็นมาก เพราะช่วยให้สามารถควบคุมและตรวจสอบรายได้และค่าใช้จ่ายได้อย่างชัดเจน การบันทึกข้อมูลการเงินช่วยให้เจ้าของธุรกิจสามารถดูว่า ในแต่ละเดือนธุรกิจมีกำไรหรือขาดทุนเท่าไหร่

2. พนักงานประจำ

   แม้จะมีเงินเดือนประจำ แต่การทำบัญชีรายรับรายจ่าย ก็ช่วยให้พนักงานสามารถวางแผนการใช้จ่ายส่วนบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดหนี้สิน และออมเงินเพื่อเป้าหมายในอนาคต เช่น ซื้อบ้าน ซื้อรถ หรือลงทุน

3. ฟรีแลนซ์หรือผู้ประกอบอาชีพอิสระ

   สำหรับผู้ที่ทำงานในสายงานฟรีแลนซ์หรือผู้ประกอบอาชีพอิสระ การทำบัญชีรายรับรายจ่ายมีความสำคัญไม่แพ้กับเจ้าของธุรกิจ การบันทึกทุกการใช้จ่ายและรายได้ทำให้สามารถวางแผนการเงินในอนาคตได้ดีขึ้น เนื่องจากฟรีแลนซ์ส่วนใหญ่รายได้ในแต่ละเดือนไม่แน่นอน การทำตารางบัญชีรายรับรายจ่าย จะช่วยให้เราจัดการค่าใช้จ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ

4. พนักงานขายหรือผู้ค้าปลีก

   อาชีพพนักงานขายหรือผู้ค้าปลีก จำเป็นต้องทำบัญชีรายรับรายจ่ายอย่างสม่ำเสมอ เนื่องจากมีการซื้อและขายสินค้าทุกวัน การบันทึกรายได้จากการขายและค่าใช้จ่ายในการจัดหาสินค้าหรือบริการทำให้เจ้าของธุรกิจสามารถคำนวณกำไรขาดทุนได้อย่างแม่นยำ นอกจากนี้ยังสามารถติดตามสินค้าคงคลังและสต็อกสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ

หลักการทำบัญชีรายรับรายจ่ายตามเกณฑ์สรรพากร

ในการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย ทางกรมสรรพากรได้ออกหลักเกณฑ์เบื้องต้น เพื่อใช้ในการคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาและภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยมีหลักเกณฑ์และรายละเอียดที่สำคัญดังนี้

1. การจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายจะต้องมีรายการและข้อความอย่างน้อยตามแบบที่อธิบดีกรมสรรพากรประกาศกำหนด

   ไม่ว่าจะเป็น
   - รายรับ : จำนวนเงินที่ได้รับ, แหล่งที่มาของรายได้
   - รายจ่าย : รายละเอียดของการใช้จ่าย, จำนวนเงิน, วันเวลา รายละเอียดนี้ช่วยให้ข้อมูลมีความครบถ้วนและชัดเจน ทำให้สามารถตรวจสอบการเงินได้ง่ายขึ้น

2. ผู้ประกอบการจะต้องจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายเป็นภาษาไทย

   การทำบัญชีรายรับรายจ่ายจะต้องใช้ภาษาไทยเป็นหลัก ซึ่งเป็นข้อบังคับตามกฎหมาย หากธุรกิจมีการใช้เอกสารหรือข้อมูลในภาษาต่างประเทศ ผู้ประกอบการจะต้องแปลและบันทึกเป็นภาษาไทย เพื่อให้กรมสรรพากรสามารถตรวจสอบได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว

3. ผู้ประกอบการต้องลงรายการในบัญชีรายรับรายจ่ายภายใน 3 วันทำการ

   ข้อกำหนดนี้ระบุว่า ผู้ประกอบการจะต้องบันทึกรายการรายรับและรายจ่ายที่เกิดขึ้นภายใน 3 วันทำการ นับจากวันที่มีรายการเกิดขึ้น เพื่อป้องกันความผิดพลาดในการคำนวณภาษี

4. รายการที่นำมาลงใน ตารางบัญชีรายรับรายจ่าย ต้องมีข้อกำหนด ดังนี้

   - วันที่ทำรายการ : ต้องบันทึกวันที่ที่มีการทำรายการทางการเงินอย่างชัดเจน
   - รายละเอียดของรายการ : ต้องมีคำอธิบายหรือข้อมูลเกี่ยวกับรายการนั้น เช่น รายละเอียดการซื้อขายสินค้า บริการ หรือรายจ่ายอื่นๆ
   - จำนวนเงินรายรับและรายจ่าย : ระบุจำนวนเงินของรายการรายรับและรายจ่ายอย่างชัดเจน
   - ชื่อผู้รับหรือผู้จ่ายเงิน : ต้องระบุชื่อหรือข้อมูลของบุคคลหรือบริษัทที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับรายการนั้นๆ
   - ยอดคงเหลือ : ต้องคำนวณยอดคงเหลือหลังจากแต่ละรายการ เพื่อให้เห็นสถานะการเงินปัจจุบันอย่างชัดเจน

5. ผู้ประกอบการต้องสรุปยอดรายรับรายจ่ายเป็นรายเดือน

   ในแต่ละเดือน ผู้ประกอบการจะต้องทำการสรุปยอดรายรับและรายจ่ายให้ชัดเจน เพื่อใช้ในการจัดทำรายงานทางการเงินและการยื่นภาษีประจำปี และช่วยให้เราสามารถติดตามความเคลื่อนไหวทางการเงินได้อย่างต่อเนื่อง

ขั้นตอนการทำบัญชีรายรับรายจ่าย

การทำบัญชีรายรับรายจ่ายเป็นขั้นตอนสำคัญสำหรับการจัดการการเงินที่ดี แค่มีการรจัดการและบันทึกอย่างเป็นระบบ เพื่อให้สามารถติดตามการใช้จ่ายและรายได้ได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ และนี่คือ 3 ขั้นตอนการทำบัญชีรายรับรายจ่าย ที่เราขอแนะนำ

ขั้นตอนที่ 1 : บันทึกรายรับและรายจ่าย

การทำบัญชีรายรับรายจ่ายคือการบันทึกรายการทางการเงินที่เกิดขึ้นทั้งหมด ทั้งรายรับ (เงินที่ได้รับ) และรายจ่าย (เงินที่จ่ายออกไป) ในแต่ละวันหรือเมื่อมีรายการเกิดขึ้น โดยข้อมูลที่ต้องบันทึกควรรวมถึง

• วันที่ทำรายการ
• รายละเอียดของรายการ เช่น รายการขายสินค้า รายได้จากการให้บริการ หรือค่าใช้จ่ายต่างๆ
• จำนวนเงินที่เกี่ยวข้องกับรายการนั้น
• ชื่อผู้รับหรือผู้จ่ายเงิน (หากจำเป็น)
• สถานะของยอดเงินคงเหลือหลังจากการบันทึกรายการ

การบันทึกควรทำทันทีที่มีรายการเกิดขึ้น หรือไม่เกิน 3 วันทำการ เพื่อให้ข้อมูลที่บันทึกมีความถูกต้องและไม่ขาดตกบกพร่อง

ขั้นตอนที่ 2 : เตรียมหลักฐานให้พร้อม

เพื่อช่วยให้ข้อมูลบัญชีรายรับรายจ่ายมีความถูกต้อง ผู้ประกอบการควรเก็บหลักฐานทุกประเภทที่เกี่ยวข้องกับรายรับและรายจ่าย เช่น

• ใบเสร็จรับเงิน
• ใบกำกับภาษี
• ใบสั่งซื้อสินค้า
• ใบเสนอราคา
• เอกสารทางการเงินอื่นๆ เช่น สลิปโอนเงิน หรือใบแจ้งหนี้

การเก็บหลักฐานให้พร้อมและเป็นระบบจะช่วยในการตรวจสอบความถูกต้องเมื่อมีการสรุปยอดบัญชี หรือเมื่อมีการตรวจสอบจากหน่วยงานสรรพากร

ขั้นตอนที่ 3 : สรุปบัญชีในทุกๆ เดือน

การสรุปบัญชีรายรับรายจ่ายทั้งหมดที่เกิดขึ้นในเดือนนั้น ๆ ผู้ประกอบการต้องทำการตรวจสอบความถูกต้องของรายการที่บันทึกไว้อย่างละเอียด สิ่งที่ควรทำในขั้นตอนนี้คือ

• ตรวจสอบความถูกต้องของรายการที่บันทึกไว้จากหลักฐานการเงิน
• คำนวณยอดรวมรายรับในเดือนนั้น
• คำนวณยอดรวมรายจ่าย
• คำนวณยอดเงินคงเหลือที่สามารถนำไปใช้ในเดือนถัดไป
• เตรียมข้อมูลเหล่านี้สำหรับการวางแผนทางการเงินในเดือนต่อไปและการยื่นภาษีประจำปี

การสรุปบัญชีในทุก ๆ เดือนจะช่วยให้ผู้ประกอบการเห็นภาพรวมการเงินของธุรกิจหรือการเงินส่วนตัวได้อย่างชัดเจน รวมถึงทำให้สามารถวางแผนการใช้จ่ายและการบริหารการเงินในอนาคตได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ตัวอย่างบัญชีรายรับรายจ่ายด้วยการกรอกรายละเอียดในแบบฟอร์มรายงานเงินสดรายรับ-รายจ่าย

สำหรับแบบฟอร์มรายงานเงินสดรายรับ-รายจ่าย อาจมีรายละเอียดแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับรูปแบบที่หน่วยงานหรือกรมสรรพากรกำหนด แต่โดยทั่วไปจะมีรายละเอียดดังนี้

ข้อมูลส่วนตัวของผู้ประกอบการ

• ชื่อ-นามสกุล: (ระบุชื่อ-นามสกุลของเจ้าของกิจการ)
• เลขประจำตัวประชาชน: (ระบุเลขประจำตัวประชาชนของเจ้าของกิจการ)
• ชื่อสถานประกอบการ: (ระบุชื่อสถานประกอบการหากมี)
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร: (ถ้ามี)

รายละเอียดรายรับ-รายจ่าย

• วันที่: ระบุวันที่เกิดรายการ
• รายการ: อธิบายรายละเอียดของรายการ เช่น ขายสินค้า A, ซื้อวัตถุดิบ, ค่าเช่าร้าน
• รายรับ (บาท): ระบุจำนวนเงินที่ได้รับ
• รายจ่าย (บาท): ระบุจำนวนเงินที่จ่ายออก

ตัวอย่างบัญชีรายรับรายจ่าย

การใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าแพลตฟอร์มต่างๆ

การทำบัญชีรายรับรายจ่ายสำหรับร้านค้าออนไลน์ที่ขายผ่านช่องทางต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น e-Commerce, Marketplace, และ Social Commerce ในปัจจุบัน การใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ช่วยอำนวยความสะดวกให้กับเจ้าของกิจการ ด้วยฟังก์ชันการทำงานที่หลากหลายและสามารถเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มต่าง ๆ ได้โดยตรง ลดความผิดพลาดจากการบันทึกข้อมูลแบบเดิม ๆ และนี่คือตัวอย่างการทำบัญชีรายรับรายจ่ายสำหรับร้านค้าออนไลน์ในแต่ละช่องทาง

การทำบัญชีรายรับรายจ่ายสำหรับการขายผ่านช่องทาง e-Commerce

• เชื่อมต่อบัญชีกับแพลตฟอร์ม e-Commerce ที่คุณใช้ เช่น Shopify, WooCommerce
• ระบบจะดึงข้อมูลยอดขาย ราคาสินค้า ค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์ม มาบันทึกในบัญชีอัตโนมัติ
• คุณสามารถเพิ่มรายการค่าใช้จ่ายอื่นๆ เช่น ค่าขนส่ง ค่าบรรจุภัณฑ์ เข้าไปในระบบได้

การทำบัญชีรายรับรายจ่ายสำหรับการขายผ่านช่องทาง Marketplace

• เชื่อมต่อบัญชีกับแพลตฟอร์ม Marketplace เช่น Shopee, Lazada
• ระบบจะดึงข้อมูลยอดขาย ค่าคอมมิชชัน มาบันทึกในบัญชีอัตโนมัติ
• คุณสามารถเพิ่มรายการค่าใช้จ่ายในการจัดส่งสินค้าเองได้

การทำบัญชีรายรับรายจ่ายสำหรับการขายผ่านช่องทาง Social Commerce

• บันทึกยอดขายและค่าใช้จ่ายผ่านฟังก์ชันบันทึกธุรกรรมทั่วไปในโปรแกรมบัญชี
• สามารถสร้างหมวดหมู่สำหรับการขายผ่าน Social Commerce เพื่อแยกประเภทรายได้และค่าใช้จ่าย

การทำบัญชีรายรับรายจ่าย หลายคนอาจมองว่าดูยุ่งยาก แต่เมื่อทำเป็นประจำแล้ว คุณจะพบว่าการสรุปบัญชีในทุก ๆ เดือนจะช่วยให้ผู้ประกอบการเห็นภาพรวมการเงินของธุรกิจหรือการเงินส่วนตัวได้อย่างชัดเจนมากยิ่งขึ้น

และถ้าคุณเป็นเจ้าของธุรกิจ ให้เรื่องการเงินเป็นเรื่องง่าย กรุงไทยขอแนะนำ เงินฝากกระแสรายวัน รวดเร็ว คล่องตัว ตอบโจทย์ธุรกิจ สะดวก ปลอดภัย ทั้งเบิกถอนและจ่ายเช็ค เพิ่มประสิทธิภาพในธุรกิจ ด้วยสินเชื่อเบิกเงินเกินบัญชี (OD) สมัครง่าย ไม่ยุ่งยาก ฝากขั้นต่ำครั้งแรก 10,000 บาท สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม ได้ที่ Contact Center 02-111-1111